Informacje o kategoriach programu Outlook

• Kwiecień 25, 2024

Używanie kategorii to świetny sposób na utrzymanie porządku w środowisku Outlook bez tworzenia niezliczonych folderów. Korzystając z kategorii, możesz przechowywać wszystkie elementy w jednym folderze, ale grupować podobne elementy razem według kategorii (z wyjątkiem elementów e-mail). Po przypisaniu kategorii możesz także wyszukiwać, sortować i filtrować elementy według kategorii. Na przykład: możesz mieć zbiór e-maili (wysłanych i odebranych), kontaktów, zadań, spotkań i notatek związanych z tym samym projektem. Za pomocą kategorii możesz połączyć je wszystkie, aby zobaczyć duży obraz.

Kategoria główna
Program Outlook zawiera domyślną główną listę kategorii, do której można dodawać własne kategorie zgodnie z osobistymi potrzebami. Możesz znaleźć główną listę kategorii pod poleceniem menu Edycja / Kategoria. Użyj przycisku Kategoria główna w oknie Kategoria, aby dodać i usunąć kategorie z listy Kategoria główna. Po usunięciu kategorii z listy kategorii głównej elementy przypisane do kategorii pozostają niezmienione. Możesz nadal grupować te elementy, używając usuniętej kategorii.

Dobrą praktyką jest przypisywanie jednej lub więcej kategorii do elementu Outlook, wybierając kategorię z listy Kategoria główna. Możesz po prostu wpisać kategorię w polu kategorii swojego przedmiotu, ale najprawdopodobniej nie będziesz odwoływał się do kategorii w ten sam sposób dla każdego przedmiotu, co przeczy temu celowi ich użycia.

Na przykład, jako pierwszy element, który chcesz skategoryzować, wpisz MS Office. Kilka dni później masz nowy przedmiot dla tej samej kategorii. Tym razem piszesz, Microsoft Office. Program Outlook interpretuje to jako NOWA kategoria.

Korzystanie z głównej listy kategorii zapewnia spójność i pozwala uniknąć błędów ortograficznych.

Przypisywanie kategorii do przedmiotów
Możesz przypisać jedną lub więcej kategorii do dowolnego typu elementu programu Outlook. Z wyjątkiem formularza wiadomości e-mail zobaczysz pole kategorii i przycisk w każdym formularzu programu Outlook. Aby przypisać kategorie do elementów e-mail, musisz przejść do opcji e-mail, aby znaleźć pole kategorii.

Aby przypisać kategorie podczas tworzenia elementu, kliknij przycisk Kategoria na formularzu (lub przycisk Opcje na elemencie e-mail) i zaznacz wszystkie kategorie na liście kategorii głównych, które mają zastosowanie; następnie kliknij OK. Otwórz dowolny istniejący element i postępuj zgodnie z opisem powyżej, aby dodać kategorię po utworzeniu.

Możesz przypisać kategorie do zwielokrotnienia pozycji na liście. Wybierz wszystkie elementy, do których chcesz przypisać te same kategorie. Kliknij prawym przyciskiem myszy niebieski wybór i wybierz Kategorie z menu skrótów. Sprawdź wszystkie obowiązujące kategorie; następnie kliknij OK.

Usuń kategorie z przedmiotów

Otwórz element, z którego chcesz usunąć kategorię. Kliknij przycisk Kategoria i usuń zaznaczenie wyboru z kategorii, którą chcesz usunąć. Możesz usunąć kategorie z wielu elementów na liście, wybierając wstępnie grupę elementów; wybranie kategorii z menu skrótów prawym przyciskiem myszy; odznaczenie kategorii, które chcesz usunąć; następnie kliknij OK.

Znajdź wszystkie przedmioty

Użyj polecenia Szukanie zaawansowane z menu Edycja, aby znaleźć wszystkie elementy w kategorii. W oknie dialogowym Wyszukiwanie zaawansowane:

- Wybierz „Dowolny typ elementu programu Outlook” z menu rozwijanego w polu Szukaj
- Sprawdź, czy foldery osobiste są wyświetlane w polu W: Outlook przeszuka wszystkie foldery, które masz w folderach osobistych. Możesz kliknąć przycisk Przeglądaj, aby zawęzić wyszukiwanie do wybranych folderów.
- Kliknij kartę Więcej opcji
- Kliknij przycisk Kategoria
- Wybierz kategorie, które chcesz znaleźć
- Kliknij OK

Wszystkie elementy z wybraną kategorią pojawią się w oknie Znajdź. Możesz je otworzyć, aby zobaczyć szczegóły, klikając dwukrotnie element, który chcesz otworzyć.

Możesz zapisać swoje wyszukiwanie, aby móc je później odzyskać. Kliknij Plik / Zapisz wyszukiwanie, wybierz folder, w którym chcesz zapisać wyszukiwanie, nadaj wyszukiwaniu nazwę pliku i kliknij Zapisz. Typem pliku powinno być Office Saved Searches, a plik będzie miał rozszerzenie .oss. Aby otworzyć zapisane wyszukiwanie, kliknij Plik / Otwórz wyszukiwanie, zlokalizuj wyszukiwanie, które chcesz otworzyć, wybierz je i kliknij OK. Podczas zdarzenia Otwórz program Outlook wykona nowe wyszukiwanie na podstawie kryteriów ustawionych w zapisanym wyszukiwaniu.

Drukowanie WSZYSTKICH pozycji w kategorii

Po zakończeniu wyszukiwania możesz wydrukować wszystkie znalezione elementy. Wybierz wszystkie pliki w oknie wyszukiwania (Edytuj / Wybierz wszystko lub za pomocą myszy). Kliknij prawym przyciskiem myszy niebieski obszar wyboru i wybierz druk z menu skrótów.

Wybierz styl drukowania, który chcesz:

- Styl tabeli drukuje tylko listę znalezionych elementów
- Styl notatki drukuje zawartość przedmiotów

Wybierz inne opcje drukowania według potrzeb; następnie kliknij przycisk drukowania, aby wysłać dokument do drukarki.

Jeśli jesteś aktywnym użytkownikiem programu Outlook i korzystasz z większości funkcji poza pocztą e-mail, rozważ użycie kategorii w celu uporządkowania elementów programu Outlook.

Instrukcje Wideo: Top 5 trików w Microsoft Outlook (Kwiecień 2024).