Czy nadszedł czas, aby wyczyścić skrzynkę odbiorczą e-mail?

• Kwiecień 19, 2024

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy pracujesz od 9 do 5 poza domem, możesz użyć skrzynki odbiorczej komputera do zarchiwizowania niektórych wiadomości. Jeśli używasz skrzynki odbiorczej do archiwizacji, miej oko na ilość dostępnego miejsca, które pozostało.

E-mail z dużymi załącznikami może zajmować dużo miejsca. Chociaż wiele dostępnych kont e-mail zwiększa pojemność pamięci dla użytkowników, dobrze jest zachować kontrolę nad tym, co oszczędzasz. Czasami zapisywane jest „pilne lub słodkie” przekazanie, ponieważ planujesz wysłać je znajomemu lub przeczytać, gdy będziesz miał czas. Miesiące później znajdziesz i zdajesz sobie sprawę, że nie jest to zbyt urocze, ani pilne. Jeśli nie podoba ci się przesyłana dalej wiadomość, poproś znajomych, aby ich nie wysyłali lub po prostu usunęli.

Zamiast pozostawiać wiadomość w skrzynce odbiorczej, możesz zamiast tego utworzyć folder. Rozważ utworzenie folderów plików archiwów online dla ważnych wiadomości e-mail.

Czyszcząc osobisty e-mail, zadaj sobie pytanie, kiedy ostatni raz go potrzebowałem lub z niego korzystałem? Jeśli uważasz, że jest to ważne, ale nie używałeś go przez 6 miesięcy, zarchiwizuj je. Wszystkie lub większość systemów pocztowych może przechowywać duże pliki. Jeśli wiadomość e-mail pochodzi od szefa, utwórz folder z jej nazwiskiem i zapisz tam element. Jeśli jest to ogólna notatka potwierdzająca spotkanie, a spotkanie odbyło się, notatka może nie być już potrzebna, ponieważ w kalendarzu pojawi się temat spotkania, data, godzina i nazwiska uczestników. Wiele firm ma zasady i regulacje dotyczące czasu przechowywania dokumentów. Te same zasady mogą mieć zastosowanie do wiadomości e-mail. Przeczytaj więc zasady i przepisy przed naciśnięciem przycisku usuwania.

Niektórzy ludzie lubią ratować wszystko, a inni po prostu nie chcą zajmować się wyrzucaniem tego, czego nie chcą. Ostatecznie obie praktyki mogą powodować te same problemy, co bycie pakratem w świecie cegieł i zapraw - problemy z przestrzenią i zagraceniem. Jeśli okaże się, że nie pamiętasz, dlaczego zapisujesz przedmiot, może to nie być ważne. Zrób różne pliki archiwalne dla takich przedmiotów, uważaj, aby nie rzucić żadnego i wszystkiego w tej ciemnej dziurce.

Łatwym sposobem kategoryzacji wiadomości e-mail w celu ich archiwizacji jest użycie funkcji wyszukiwania w celu pobrania list e-mail według tematu lub nazwy. Jeśli Anthony Parks wysłał e-mail dotyczący projektu Hamilton, poszukaj Anthony Parks lub projektu Hamilton. Po otrzymaniu wiadomości e-mail utwórz folder pod nazwą projektu lub nazwą osoby.

Czy zapisujesz niektóre przychodzące litery lub formularze, ponieważ podoba Ci się format lub przepływ języka w dokumencie? Dobrym pomysłem jest jak najszybsze przygotowanie wersji roboczej i natychmiastowe umieszczenie jej w folderze „Wersje robocze”.

Niewielkie sprzątanie poczty e-mail pozwala uporządkować i uporządkować pliki poczty e-mail.

Instrukcje Wideo: Jak blokować określonych nadawców wiadomości e-mail? Office365 Krok po Kroku (Kwiecień 2024).