Zarządzanie listami - Excel

• Może 18, 2024

Excel zapewnia kilka zaawansowanych narzędzi do zarządzania listami. Za pomocą tych narzędzi możesz:
• Sortuj
• Filtruj
• Odnaleźć
• Zatwierdź wpisy
• Utwórz sumę częściową
• Kategoryzuj za pomocą grupy i konspektu
• Podsumuj za pomocą tabel przestawnych

Krótko mówiąc, narzędzia te zapewniają środki do wydajnej i sensownej analizy danych. Należy jednak pamiętać, że Excel nie jest narzędziem do zarządzania bazą danych, dlatego jego użycie powinno ograniczać się do zarządzania listami danych.

Podobnie jak baza danych, listy Excel są zorganizowane w wiersze reprezentujące rekord informacji i kolumny reprezentujące pola z każdym rekordem na liście zawierającym podobne informacje. Istnieją pewne standardy, które należy zastosować do listy Excela, aby zoptymalizować skuteczność narzędzi danych w następujący sposób:

• Rozpocznij każdą nową listę w osobnym arkuszu.
• Unikaj umieszczania danych spoza listy w arkuszu listy. Jeśli jest to konieczne dla integralności listy, umieść krytyczne dane powyżej lub poniżej listy z przynajmniej jednym pustym wierszem między listą a innymi danymi.
• Rozpocznij listę od dodania etykiet kolumn. Wybierz styl sformatowany inny niż format danych, aby program Excel mógł interpretować granice listy.
• Nie oddzielaj danych od etykiet kolumn, wstawiając pusty wiersz lub używając wiersza zawierającego linię przerywaną, gwiazdkę lub inny rodzaj symboli niebędących danymi. Użyj funkcji formatowania obramowania komórki, aby wizualnie odróżnić kolumnę etykiety i dane.
• Każda kolumna powinna zawierać ten sam typ danych dla każdego rekordu na liście.
• Nie mieszaj typów danych w kolumnie. Na przykład dane pieniężne należy wprowadzić w postaci liczb i sformatować zgodnie z potrzebami, niektóre wpisy nie powinny zawierać tekstu, np. „Dwa dolary”
• Nie wstawiaj pustych wierszy lub kolumn na liście. Excel interpretuje granice listy, używając pustych wierszy i kolumn jako granic definiujących.
• Wyrównaj dane w kolumnach za pomocą narzędzi wyrównujących Excel, takich jak centrowanie, wyrównanie do lewej i prawej strony oraz narzędzi wcięcia. Wiodące i końcowe spacje w komórce danych wpłyną na funkcje sortowania i filtrowania.
• Użyj komend sumy częściowej, grupy i konturu, aby utworzyć podziały kategorii w swoich danych. Nie należy ręcznie wstawiać wierszy sumy częściowej ani używać pustych wierszy do tworzenia podziałów kategorii.

Po utworzeniu listy możesz z łatwością dodawać dane na dole listy. Excel rozszerzy formuły i formatowanie na nowe dane, o ile poprzednie trzy wiersze zawierają podobne formuły i formatowanie. Najlepiej jest dodać dane na końcu listy i w razie potrzeby skorzystać z filtra lub filtra. Będziesz musiał usunąć wszelkie sumy częściowe, grupowania lub filtrowanie przed zastosowaniem listy po dodaniu nowych rekordów. Gdy nowe dane zostaną odpowiednio włączone i posortowane, możesz ponownie zastosować dowolną sumę częściową, grupowanie lub filtrowanie, które są potrzebne.

Zarządzanie listami jest jednym z najpotężniejszych narzędzi, jakie Excel oferuje użytkownikom. Nauka najefektywniejszego organizowania danych w celu korzystania z oferowanych narzędzi jest warta czasu.

Instrukcje Wideo: Zarządzanie produkcją Excel VBA | VSQool (Może 2024).