Zmniejsz bałagan, przechodząc na technologię cyfrową, część 2: papier

• Może 6, 2024

W pierwszej części tej serii zastanawialiśmy się, w jaki sposób przejście na cyfrową kolekcję muzyki może pomóc ci uniknąć bałaganu i cieszyć się muzyką bardziej. Ale stosy płyt CD i kaset rzadko rzadko powodują największy ból głowy; to rozróżnienie przypada najczęściej na dokumenty, zwłaszcza te, które musimy zachować dla celów podatkowych lub prawnych. W tym tygodniu zbadamy, w jaki sposób przejście na technologię cyfrową w świecie papierowym może sprawić, że prowadzenie rejestrów, których potrzebujesz, będzie mniej podatkowe i bardziej uporządkowane.

Podstawy
Zdecydowanie najczęstszym powodem, dla którego większość z nas prowadzi dokumenty, takie jak paragony, rachunki, oświadczenia o użyteczności, itd. Jest to, że IRS poprosiłby o nie, gdybyśmy kiedykolwiek poddali się kontroli podatkowej. Rzeczywiście, prowadzenie dokumentacji to poważna sprawa i ważne jest, aby mieć dokumenty pomocnicze, których potrzebujesz, tak długo, jak IRS mówi, aby je przechowywać. (Aby zapoznać się z prowadzeniem ewidencji podatkowej, zobacz poniższy link).

To powiedziawszy, ilu z nas rzeczywiście byłoby w stanie szybko i łatwo uzyskać dokumentację podatkową, gdybyśmy zostali o to poproszeni? Ilu musiałoby w tym czasie przekopać się przez góry niepowiązanych dokumentów? Ilu z nas zgrzyta zębami, myśląc tylko o szufladzie / pudełku / tylnej części szafy, w której (naszym zdaniem) są przechowywane wszystkie te dokumenty? Digitalizacja zapisów, które musisz przechowywać, może znacznie przyczynić się do zgodności z IRS bez konieczności rezygnacji z rozsądku w tym procesie.

Korzyści
Prawo Stanów Zjednoczonych zezwala teraz na cyfrowe kopie dokumentów podatkowych, które zastępują wiele rzeczy, które kiedyś musieliśmy przechowywać na papierze, w tym rachunki wydatków, rachunki i wyciągi. Przechowywanie ważnych dokumentów takich jak te w formie cyfrowej nie tylko oszczędza dużo miejsca, ale może także ułatwić światom szybkie znalezienie potrzebnych informacji i uporządkowanie dokumentacji. Co więcej, być może już nigdy nie będziesz musiał oddać szafy na buty pełnej paragonów podatnikowi w kwietniu!

Ważne jest, aby pamiętać, że niektóre dokumenty powinny zawsze być przechowywane w oryginalnym formacie papierowym, w tym testamenty, tytuły, akty urodzenia i wiele dokumentów hipotecznych. Chociaż zawsze możesz tworzyć cyfrowe kopie tych dokumentów, pamiętaj, aby trzymać oryginały w bezpiecznym miejscu. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, co powinieneś zachować na papierze, zapytaj swojego prawnika, CPA lub specjalisty podatkowego.

Pierwsze kroki
Wszystko, czego naprawdę potrzebujesz do digitalizacji swoich dokumentów, to skaner, który automatycznie przesyła kopie wszystkiego, co skanujesz na komputer. Oczywiście skanery różnią się znacznie kosztami i jakością; jeśli planujesz często używać swoich - zwłaszcza do tworzenia dokumentów cyfrowych - warto zainwestować w taki, który jest łatwy w użyciu i z czasem wytrzyma. Najlepiej poszukaj skanera, który wygeneruje pliki PDF twoich dokumentów, a nie pliki obrazów, takie jak .jpgs.

(Jeśli twoje dokumenty są szczególnie obciążone paragonami, możesz rozważyć nowy skaner NeatReceipts. Ten gadżet pozwala skanować twoje rachunki, a także zawiera oprogramowanie, które analizuje i kategoryzuje twoje wydatki. Chociaż nie jest tanie, może być opłacalne dokonaj zakupu, jeśli myśl o ręcznym wprowadzeniu jeszcze jednego rachunku do programu księgowego wywołuje krzyczenie - lub jeśli sama myśl o programie księgowym wywołuje krzyczenie.
Sprawdź skaner Neat Receipts tutaj.)

Oprócz dobrego skanera sensowne jest skonfigurowanie zorganizowanego systemu archiwizacji na komputerze. Skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w jakimś ciemnym i nieznanym kącie dysku twardego będzie równie denerwujące, jak próba ich skorygowania w przepełnionej szufladzie na dokumenty. Zastanów się nad utworzeniem specjalnego folderu o nazwie „Wydatki” (lub „Ważne dokumenty” lub jakakolwiek inna nazwa, która ma dla ciebie sens); w nim utwórz dodatkowe foldery dla różnych rodzajów dokumentów, które tam będziesz przechowywać: wyciągi z kart kredytowych, rachunki, płatne płatności itp.

Utrzymanie swoich postępów
Za każdym razem, gdy skanujesz dokument, upewnij się, że zarówno nadasz mu nazwę, która ułatwi znalezienie (zamiast standardowego skanera Scan001.pdf, który prawdopodobnie wywoła go skaner), a następnie zapiszesz go we właściwym folderze.

Będziesz także musiał zachować czujność przy regularnym tworzeniu kopii zapasowych tych informacji, na dysku, zewnętrznym dysku twardym lub kluczu USB (o wielkości kciuka i podłączany do portu USB w komputerze) ). Pomyśl o tym jak o cyfrowym odpowiedniku przechowywania ważnych papierów w bezpiecznej lub zamkniętej szufladzie.

Po zeskanowaniu dokumentów i zapisaniu ich bezpiecznie na komputerze możesz pozbyć się wielu oryginalnych dokumentów. (Ponownie, jeśli masz wątpliwości co do tego, co musisz zachować w formie papierowej, skonsultuj się z prawnikiem lub CPA.) Rozsądnie jest zniszczyć wszystko, co zawiera informacje identyfikujące - pokwitowania zawierające informacje o karcie kredytowej, wyciągi zawierające numery kont, i absolutnie wszystko z twoim numerem ubezpieczenia społecznego - zamiast po prostu wrzucić go do kosza na śmieci.

Digitalizacja istniejących dokumentów może być świetnym sposobem na zmniejszenie bólów głowy w formie papierowej, a jednocześnie łatwiej znaleźć to, czego potrzebujesz, gdy tego potrzebujesz. Przy skromnej inwestycji czasu, narzędzi i wysiłku możesz po prostu odkryć, że możesz na dobre opróżnić tę kłopotliwą szufladę na pliki.

Instrukcje Wideo: Amiga CD32 - Angry Video Game Nerd (AVGN) (Może 2024).