Proste kroki do skutecznego systemu archiwizacji

• Kwiecień 26, 2024

Ten artykuł jest fragmentem mojego nowego e-booka, Przewodnik zorganizowanego życia dotyczący organizowania dokumentów i plików.

Podstawą większości systemów zarządzania papierem jest zestaw plików, które mogą przechowywać i klasyfikować ważne dla Ciebie informacje. Z kilkoma podstawowymi zasobami i kilkoma prostymi krokami utworzenie systemu archiwizacji (lub aktualizacja istniejącego) może być stosunkowo szybkim i bezbolesnym zadaniem, szczególnie jeśli już wyeliminowałeś niechciane i niepotrzebne papiery. Oto jak nadać kształt plikom.

Co będziesz potrzebował:

• Puste foldery plików. Zalecam używanie zarówno wewnętrznych (lub manili) folderów plików, jak i folderów wiszących, ale jeśli masz ochotę na miejsce, możesz użyć tylko jednego lub drugiego.
  
• Kartki samoprzylepne. Standardowy rozmiar 3 na 3 cale jest idealny, ponieważ daje dużo miejsca do pisania.
  
• Długopis lub ołówek.
  
• Czysty papier lub pusty dokument tekstowy aby zanotować notatki na temat kategorii archiwizacji, które będziesz tworzyć i co należy do każdej z nich.
  
• Wszelkie pliki, które już utworzyłeś, niezależnie od tego, czy są one częścią systemu archiwizacji, który już masz, czy folderów utworzonych podczas odkładania papierów, aby zaoszczędzić podczas sortowania i odchwaszczania.
  Torby lub kosze do recyklingu i rozdrabniania, na wypadek, gdybyś napotkał niechciane lub niepotrzebne dokumenty, które wciąż się czają.
  

Co robić:

1. Zbierz wszystkie dokumenty, z którymi będziesz pracować razem w jednym miejscu. Jeśli aktualizujesz istniejący system plików, wyprzedzasz grę.
   
2. Weź papier ze szczytu stosu i zrób z nim jedną z dwóch rzeczy:
   
   
   
   • Jeśli jest to związane z kategorią plików, którą już utworzyłeś lub plikiem w istniejącym systemie, dodaj go do tego folderu.
     
   • Jeśli należy do nowej lub osobnej kategorii, umieść go w pustym folderze plików i użyj karteczki, aby nadać temu folderowi tymczasową etykietę.
     
   
   
3. Kiedy wkładasz papiery do folderów, notuj notatkę na pustym arkuszu papieru lub w edytorze tekstu o tym, co to jest papier i gdzie go umieściłeś. Na przykład możesz napisać „Polisa ubezpieczenia auto - w folderze samochodu” lub „Informacje o podróży do San Francisco - w folderze Nadchodzące podróże”. Te notatki pomogą Ci zapamiętać, gdzie przechowujesz rzeczy, a także pomogą Ci stworzyć mapę plików po zakończeniu konfiguracji systemu.
   
4. Powtórz te kroki dla każdego papieru w stosie. Jeśli aktualizujesz istniejący system archiwizacji, przejrzyj dokumenty w każdym folderze, aby ustalić, czy należą one do tego folderu, czy gdzie indziej i czy etykieta kategorii w folderze jest nadal dokładna. Przenieś rzeczy do innych folderów i w razie potrzeby zaktualizuj swoje etykiety.
   
5. Po posortowaniu i podzieleniu wszystkich kategorii na foldery, przejrzyj je ponownie. Czy kategorie i etykiety mają sens? Czy są jakieś foldery, które powinny zostać skonsolidowane? Coś, co należy podzielić na mniejsze kategorie?
   
6. Jeśli jesteś zadowolony z utworzonych kategorii, oznacz swoje foldery. Możesz ręcznie pisać lub drukować etykiety lub tworzyć je za pomocą drukarki etykiet.
   
7. Umieść foldery w szufladzie plików, pudełku lub pojemniku, którego używasz do ich przechowywania. Uporządkuj swoje pliki w sposób, który ma dla Ciebie sens, w oparciu o to, jak będziesz ich używać. Możesz na przykład uporządkować je alfabetycznie lub chronologicznie albo umieścić na wierzchu foldery, których najczęściej używasz, a pliki rzadziej używane.
   
8. Napisz swoją mapę plików. Ta lista, oparta na notatkach, które utworzyłeś na temat kategorii archiwów, które utworzyłeś i co przechowujesz w każdej kategorii, pomoże ci zapamiętać, gdzie jest. Zachowaj kopię mapy plików z przodu szuflady plików lub w folderze na pulpicie komputera, aby mieć do niej łatwy dostęp, gdy potrzebujesz czegoś znaleźć w swoich plikach.
   
9. Podziwiaj swój aktualny, funkcjonalny system archiwizacji!
   

Instrukcje Wideo: Jak sprzątać w domu (sposób sprawdzony od lat) :: Skutecznie.Tv [HD] (Kwiecień 2024).