Korzystanie z folderów w programie Outlook

• Może 3, 2024

E-mail stał się wyborem komunikacji zastępującej listy, notatki i rozmowy telefoniczne. Chociaż komunikacja za pośrednictwem poczty e-mail ma takie zalety, jak komunikacja 24/7, śledzenie rozmów i brak podróży na pocztę, istnieje również wiele wad korzystania z poczty e-mail zamiast tradycyjnych sposobów komunikacji. Obejmują one przeciążenie informacji, ciągłą komunikację i, w przeciwieństwie do połączenia telefonicznego, które po rozłączeniu się kończy, wiadomość e-mail pozostaje na koncie i czeka na usunięcie lub wypełnienie, co prowadzi do przepełnienia skrzynki odbiorczej.

(Uwaga: miałem w skrzynce odbiorczej osoby z ponad 15 000 wiadomości e-mail! Teraz to przepełnia się!)

Istnieje kilka metod, które można wykorzystać, aby uporządkować i wyczyścić skrzynkę odbiorczą, a także metody, które pomogą utrzymać porządek, aby skrzynka odbiorcza nie wymknęła się spod kontroli.

Pierwszą metodą, którą zamierzamy zbadać, jest użycie folderów. Folder w programie Outlook jest odpowiednikiem folderu w systemie Windows - jest używany do porządkowania i organizowania plików lub w tym przypadku wiadomości e-mail.

Foldery można zagnieżdżać, co pozwala utworzyć folder w folderze, co ułatwia organizowanie. Uważaj tylko, aby nie utworzyć zbyt wielu folderów, ponieważ później może być trudno zlokalizować elementy.

Aby utworzyć folder w programie Outlook 2003/2007:

1. Od Plik wybierz menu Nowy, następnie Teczka

2. Wpisz nazwę folderu w Nazwa pudełko

3. w Folder zawiera wybierz pole Przesyłki pocztowe i wysyłkowe

   
   

4. Wybierz lokalizację dla nowego folderu

5. Kliknij dobrze

Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy skrzynkę odbiorczą w lewym panelu nawigacyjnym i wybrać nowy folder

Aby utworzyć folder w programie Outlook 2010:

1. Kliknij Teczka patka

2. Kliknij Nowy folder

3. w Folder zawiera wybierz pole Przesyłki pocztowe i wysyłkowe

4. Wybierz lokalizację dla nowego folderu

5. Kliknij dobrze

Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy skrzynkę odbiorczą w lewym panelu nawigacyjnym i wybrać nowy folder

Po utworzeniu struktury folderów możesz przenosić bieżące i nowe wiadomości e-mail do folderów, przeciągając i upuszczając wiadomość e-mail (bieżąca wiadomość e-mail) lub używając reguł, aby przenieść nową wiadomość e-mail do folderów po jej otrzymaniu.

Aby dodać bieżący adres e-mail do folderu:

Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz przenieść do folderu. Uwaga: możesz wybrać wiele wiadomości e-mail, przytrzymując klawisz Ctrl podczas klikania wiadomości e-mail.

Możesz przenieść folder przez:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na e-mail i wybór Przejdź do Folder lub

• Przeciągnij wybraną wiadomość e-mail do folderu docelowego w lewym panelu nawigacyjnym

Następnie omówię korzystanie z reguł, które pomogą utrzymać porządek w twoim e-mailu bez interakcji. Bądźcie czujni!

Instrukcje Wideo: Top 5 trików w Microsoft Outlook (Może 2024).