Używanie reguł programu Outlook do organizowania poczty

• Kwiecień 27, 2024

Wcześniej pisałem o organizowaniu poczty programu Outlook za pomocą folderów (patrz artykuł poniżej link) i chociaż jest to świetny sposób na uporządkowanie poczty, nadal wymaga ręcznego przenoszenia wiadomości do właściwego folderu. Co jeśli łatwiejszy sposób?

Dobre wieści! Jest prostszy sposób!

Jeśli korzystasz z programu Outlook, masz możliwość tworzenia reguł, które są zbiorem działań, warunków lub wyjątków uruchamianych przez działanie lub zdarzenie, aby pomóc w organizacji e-maila. Na przykład możesz utworzyć regułę, która przenosi dowolną wiadomość e-mail od szefa do folderu o nazwie Ignoruj ​​- choć może to nie być najlepszy ruch kariery!

Reguły mogą służyć do automatycznego przenoszenia wiadomości e-mail do folderu, usuwania wiadomości e-mail z określonego wysyłania, odpowiadania na wiadomości e-mail - możliwości są nieograniczone w zależności od tego, co chcesz osiągnąć. Podstawowa idea tworzenia reguły jest następująca:

• Określ wyzwalacz (otrzymany e-mail, wysłany e-mail itp.)
• Określ działanie (usuń wiadomość e-mail, przenieś wiadomość e-mail, odpowiedz na wiadomość e-mail itp.)
• Określ wszelkie wyjątki - wiadomości, dla których reguła nie będzie stosowana

Aby skonfigurować regułę w MS Outlook:

1. Wybierz Przybory
2. Kliknij W sprawie zasad i alertów
3. Kliknij Nowa zasada

W tym momencie pojawi się monit o utworzenie reguły z szablonu lub rozpoczęcie od pustej reguły. Jeśli tworzysz podstawową regułę (np. Przenieś do folderu), wybierz szablon i kliknij Dalej. Jeśli chcesz utworzyć regułę od zera, wybierz Rozpocznij od pustej reguły i postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora, który poprowadzi Cię krok po kroku przez proces tworzenia nowej reguły.

Po skonfigurowaniu reguły dobrze jest przetestować regułę, aby upewnić się, że działa poprawnie - (nie wszystkie reguły można łatwo przetestować, takie jak reguła automatycznej odpowiedzi). Jeśli reguła dotyczy przeniesienia pliku do folderu, możesz przetestować regułę, wybierając wiadomość z odpowiednimi kryteriami dla reguły i wybierając Uruchom tę regułę teraz.

Jak widać reguły mogą być bardzo pomocne w oswajaniu szaleństwa wiadomości. Spójrz na swoją skrzynkę odbiorczą i poświęć trochę czasu na określenie zasad, których możesz użyć, aby zarządzanie i archiwizowanie wiadomości e-mail było szybsze, łatwiejsze i automatyczne!

Instrukcje Wideo: Outlook 001 kalendarz udostępnianie (Kwiecień 2024).