Organizowanie wiadomości e-mail - sortowanie i pielenie

• Może 4, 2024

Poczta e-mail nigdy nie może zagracać twojej fizycznej przestrzeni, podobnie jak poczta, ale może jednak być przyczyną stresu, frustracji i bólów głowy, gdy się gromadzi. Przejęcie kontroli nad pocztą e-mail pozwala zapewnić, że stanie się ona narzędziem, jakim ma być - takim, które utrzymuje kontakt i informacje - bez powodowania nadmiernego obciążenia.

Pierwszym krokiem w kierunku stworzenia funkcjonalnego systemu organizowania wiadomości e-mail jest oczywiście usunięcie tych wiadomości, których już nie potrzebujesz ani nie potrzebujesz. Oto kilka kryteriów i wskazówek, które pomogą ci zmniejszyć skrzynkę odbiorczą i pozbyć się cyfrowych cruft.

Gdzie zacząć
Często najłatwiej i najskuteczniej jest zacząć od sortowania i usuwania najstarszych wiadomości e-mail, ponieważ są one najmniej aktualne i aktualne, a wiele z nich może być nieaktualnych. Jeśli masz bardzo dużą liczbę zaległych wiadomości e-mail, możesz utworzyć ogólny folder Backlog, w którym będą przechowywane wiadomości, które chcesz posortować, aby nie zapychały skrzynki odbiorczej i nie przytłaczały.

Polecam rozpocząć od 20-30 minut sortowania, co ogólnie wystarcza, abyś mógł zrobić postęp, ale nie tak bardzo, abyś się nudził lub zużył. Jeśli nadal jesteś zainspirowany, trzymaj się tego; w przeciwnym razie zrób sobie przerwę i wróć na kolejne 20 minut.

Tworzenie wytycznych
Tak jak w przypadku trawienia innych rzeczy, pomocne jest posiadanie z góry kilku wskazówek dotyczących tego, z czym jesteś gotowy się rozstać i co chcesz zachować. Oto niektóre rodzaje wiadomości e-mail, które usuwam podczas odchwaszczania:

• Wiadomości, których przede wszystkim nie chciałem otrzymywać (oczywiście spam, ale także biuletyny, których nie zarejestrowałem, niechciane przekazywanie itd.)
  
• Wiadomości z nieaktualnymi informacjami (np. O zdarzeniach, które już minęły)
  
• Wiadomości informacyjne (takie jak biuletyny) Przeczytałem już i jest mało prawdopodobne, że przeczytam je ponownie
  
• Wiadomości informacyjne, których nie przeczytałem, które mają więcej niż 2 miesiące
  
• Wiadomości, które przejrzałem i nie chcę ani nie muszę z nimi nic robić
  
• Wiadomości, których informacje są dostępne gdzie indziej
  
• Wcześniejsze wersje wiadomości, które stały się częścią dłuższych wątków (to znaczy, jeśli klient wysłał wiadomość, na którą odpowiedziałem, a następnie klient odpowiedział mi, zachowam tylko tę ostatnią wiadomość - która ma wszystkie trzy bity korespondencja w nim)
  

Usuń stąd!
Mając wytyczne w ręku, przejrzyj zawartość skrzynki odbiorczej palcem nad klawiszem Delete na klawiaturze, gotowy do skoku. Ponieważ tyle wiadomości e-mail zwykle pozostaje w pamięci jako przypomnienie o rzeczach, które musisz zrobić, spróbuj wykonać to ćwiczenie z listą czynności do wykonania u boku; gdy natrafisz na wiadomość, którą trzymasz tylko dlatego, że przypomina ci o czymś, czym musisz się zająć, zapisz to zadanie na liście zadań do wykonania, a następnie usuń wiadomość (lub przynajmniej usuń ją z skrzynka odbiorcza do folderu).

Podczas sortowania staraj się nie dać się wciągnąć w treść wiadomości: jeśli na przykład chcesz przeczytać długie wiadomości e-mail, przejrzyj kilka wierszy, aby upewnić się, że warto je zapisać, a następnie przenieś je do a Folder do odczytu w programie pocztowym. Ostrzegaj także przed zakłóceniami, takimi jak kliknięcie łącza w wiadomości, a następnie zaangażowanie się w narzędzia online. W razie potrzeby skonfiguruj folder Witryny do odwiedzenia i przechowuj tam wiadomości zawierające informacje o rzeczach, które chcesz sprawdzić online.

Podczas pracy pomyśl o swojej skrzynce odbiorczej e-mail jak o fizycznej skrzynce odbiorczej na biurku: najlepiej, aby zawierała tylko te wiadomości, których jeszcze nie sprawdziłeś lub nad którymi aktywnie pracujesz. Czyszczenie rzeczy, których już nie potrzebujesz, i przenoszenie do folderów wszystkiego, co chcesz zachować jako odniesienie, ułatwi ci ustalenie, co jest naprawdę aktywne i aktualne.

W następnym artykule z tej serii przyjrzymy się sposobom przechowywania i organizowania wiadomości e-mail, które zdecydujesz się zachować. W tym tygodniu poświęć trochę czasu na stworzenie własnych wytycznych dotyczących sortowania i odchwaszczania, a następnie wykorzystaj je do odtajnienia skrzynki odbiorczej.

Instrukcje Wideo: Poczta w Office 365 (Może 2024).