Zarządzaj oczekiwaniami swojego szefa

• Może 15, 2024

Jeśli ciężko pracowałeś nad projektem, aby go odrzucić tylko przełożony lub klient, zdajesz sobie sprawę, jak demoralizujący może być. Zwykle dzieje się tak z powodu nieporozumienia; obie strony nie uzgodniły parametrów projektu lub rezultatów.

Wiele lat temu w pracy poproszono mnie o zorganizowanie lunchu dla grupy menedżerów. Zadanie było bardzo otwarte. Podano mi liczbę menedżerów i powiedziano mi, że lunch odbędzie się w wiosce na Manhattanie. Resztę zostawiłem sam. Będąc nowym w Nowym Jorku (i to było przed Internetem) zajrzałem do książki telefonicznej, aby wybrać restaurację z żółtych stron, co robiłem do tej pory przez całe życie.

Mój szef nie był zadowolony z moich wyników. Sięgnęła do swojego biurka, wyciągnęła małego przewodnika Zagat i stwierdziła, że ​​wybrana przeze mnie restauracja otrzymała okropną recenzję. Byłem oszołomiony i zakłopotany. Nie zasugerowała, żebym korzystał z przewodnika podczas przydzielania zadania.

Zadawać pytania

Jak mogłem poradzić sobie z tą sytuacją inaczej i pomyślnie ukończyć zadanie? Mógłbym zadać kilka pytań w momencie przydzielenia zadania. Mógłbym zapytać szefa, czy ma na myśli jakieś konkretne restauracje, co może skłoniło ją do powiedzenia mi, aby wybrała miejsce, które uzyskało wysoką ocenę w Zagat. Wtedy wiedziałbym, że spodziewała się, że skorzystam z przewodnika, zanim będzie za późno.

Potwierdź zadanie

Jako pisarz czasami przekazuję pomysły na artykuły przez telefon i otrzymuję zgodę. Następnie przesyłam wiadomość e-mail z potwierdzeniem zadania. Kiedy pracuję w biurze i dostaję długie zadanie, robię to samo. Mój e-mail brzmiałby mniej więcej tak:

„Podczas naszej dzisiejszej rozmowy zakończę pierwsze trzy części raportu do czwartku, a resztę nie później niż w piątek po południu.”

Ten typ wiadomości e-mail określa parametry zadania. Wyjaśniam dokładnie, co zostanie przesłane i kiedy. Jeśli doszło do nieporozumienia, można to natychmiast wyjaśnić.

Zameldować się

W przypadku dłuższych projektów możesz okresowo kontaktować się z interesariuszami, aby nie było niespodzianek przy oddawaniu pracy. Na przykład byłem kiedyś odpowiedzialny za sporządzenie raportu na podstawie informacji uzyskanych od kilkunastu innych firm. Ponieważ informacje napływały każdego dnia, informowałem mojego szefa, kto zastosował się, kto był wyjątkowy i jakie działania podejmowałem, aby zachęcić firmy do przedstawienia swoich informacji. Gdybym musiał złożyć niekompletne zgłoszenie z powodu przekroczenia terminu przez niektóre firmy, mój szef był tego świadomy z wyprzedzeniem.

Wróć do oryginalnej wiadomości e-mail

Kiedy przesyłam zadanie jako niezależny pisarz lub gdy pracuję w biurze, załączam oryginalny e-mail z opisem zadania. Robię to, aby odbiorca nie musiał przeszukiwać wiadomości e-mail, aby sprawdzić, czy zrobiłem to, co uzgodniliśmy.

Upewniam się, że zmieniam nagłówek tematu, aby odzwierciedlić, że wiadomość e-mail zawiera ukończoną pracę.

Posłuchaj opinii

Jestem pisarzem, więc za każdym razem, gdy publikuję tam swoją pracę, narażam się na krytykę. Jak większość ludzi, nie lubię harpunowania mojej pracy. To trudna pigułka do przełknięcia. Zdaję sobie jednak sprawę, że informacje zwrotne są ważne i mogą pomóc nam lepiej wykonywać naszą pracę.

Na początku tego artykułu opowiedziałem, jak poproszono mnie o zorganizowanie lunchu dla menedżera w wiosce. Ponieważ mój szef nie powiedział, że spodziewała się, że skorzystam z przewodnika Zagat, aż do tego czasu kipiałam cały dzień. Czułem się, jakbym został skazany na porażkę. Teraz, gdy nie zdawałem sobie wtedy sprawy, wyraźnie widzę, że niepowodzenie nie polegało na tym, że wybrałem złą restaurację, ale raczej nie doceniałem lekcji, którą mój szef chciał mnie nauczyć. Rano wszedłem do pracy, nie wiedząc, jak wybrać restaurację, i wyszedłem tego wieczoru, wiedząc dokładnie, jak się do tego zabrać.

Była to żenująca lekcja, ale mimo to lekcja.

Instrukcje Wideo: 22 rzeczy, które musisz wiedzieć będąc kierownikiem projektu #32 (Może 2024).