Pisanie raportów, podręczników, rękopisów i artykułów naukowych

• Kwiecień 30, 2024

Praca z długimi dokumentami może być trudnym zadaniem, aby utrzymać porządek, ale MS Word oferuje kilka funkcji, które można wykorzystać do zarządzania procesem. Wiele z tych funkcji może być używanych razem na różne sposoby, aby ułatwić zarządzanie projektami.

Zakładki (hiperłącza)
Zakładki (hiperłącza) w dokumencie są przydatne, gdy dokument zawiera dodatkowe informacje na dany temat. Na przykład: w instrukcji obsługi aparatu. Na początku instrukcji omawiasz, gdzie znajduje się przycisk kompensacji ekspozycji w aparacie. Możesz umieścić zakładkę w części instrukcji, w której omawiasz sposób ustawiania kompensacji ekspozycji. Ta technika pozwala czytelnikowi szybko przejść do tej części dokumentu, w której może uzyskać więcej informacji o funkcji.

Odsyłacze
Podobnie jak zakładka, odsyłacze pozwalają czytelnikowi przejść do innego miejsca w dokumencie, w którym mogą znaleźć więcej informacji na ten temat. Odsyłacze można tworzyć z rysunkami, zakładkami, podpisami, nagłówkami, numerowanymi akapitami, numerami stron itp. Piękno tej funkcji polega na tym, że Word nie pozwala odwoływać się do strony lub nagłówka, który nie istnieje w dokumencie.

Zarys
Praca z funkcją konspektu dokumentu wymaga użycia spójnych nagłówków w całym dokumencie. Działa to dobrze, gdy masz główne kategorie z serią podtytułów. Na przykład nagłówek rozdziału może zawierać kilka sekcji w obrębie rozdziału. Każda sekcja może zawierać kilka tematów tworzących hierarchię nagłówków. Ta metoda działa najlepiej, gdy przypisujesz style do każdego poziomu nagłówka. Widok Konspektu pozwala zwinąć dokument do poziomu nagłówków, aby uzyskać natychmiastowy obraz przepływu każdej z sekcji. W widoku konspektu możesz ocenić, czy dokument jest zapisany logicznie. Funkcje w widoku konspektu umożliwiają także manipulowanie układem poprzez obniżanie i promowanie poziomów nagłówków, a także zmianę układu dokumentu.

Dokumenty główne i dodatkowe
Manuskrypty wymagają mocniejszego narzędzia, które Word zapewnia dzięki funkcji Master i SubDocuments. Tej funkcji można użyć do organizowania dużych projektów, takich jak rękopis książki. Za pomocą tego narzędzia możesz podzielić duży projekt na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania dokumenty podrzędne. Dokument główny łączy się z powiązanymi dokumentami podrzędnymi, tak że po wprowadzeniu zmian do dokumentu podrzędnego dokument główny jest również aktualizowany i odwrotnie. Każdy dokument podrzędny jest połączony hiperłączem w dokumencie głównym, co umożliwia uruchomienie dokumentu podrzędnego z dokumentu głównego. Ze względu na powiązanie można utworzyć spis treści, indeksowanie, odsyłacze, nagłówki i stopki, aby zastosować je do wszystkich poddokumentów bezpośrednio z dokumentu głównego.

Ryciny, wykresy i tabele
Prace naukowe często wykorzystują rysunki, wykresy i tabele do zilustrowania punktów tworzonych w tekście. Tabela rysunków, wykresów, tabel itp. Może być bardzo przydatna dla czytelników. Ta funkcja automatycznie utworzy tabelę podobnie jak spis treści. Kluczem do korzystania z tej funkcji jest wstawianie podpisów do każdej figury, wykresu i tabeli, które chcesz dołączyć do tabeli referencyjnej. Istnieje kilka opcji formatowania tworzenia tabeli, w tym możliwość wyświetlania numerów stron, wyrównania numerów stron, wyświetlania etykiet i liczb oraz linii wiodących tabulatorów.

Spis treści (TOC)
Spis treści jest najbardziej przydatny w przewodnikach. Czytelnicy doceniają posiadanie spisu treści, który pomoże im znaleźć informacje w najważniejszym dla nich dokumencie. Tworzenie spisu treści w programie Word jest bardzo proste, pod warunkiem, że konsekwentnie stosujesz style do nagłówków i innych części dokumentu, które chcesz uwzględnić w spisie treści. Jeśli dokument zawiera wiele poziomów nagłówków, spis treści powinien być ograniczony do pierwszych trzech poziomów nagłówków, w przeciwnym razie może stać się zbyt skomplikowany, aby był przydatny. Ogólnie rzecz biorąc, spis treści byłby ustalany w oddzielnej części dokumentu na początku dokumentu. Utworzenie oddzielnej sekcji umożliwia rozpoczęcie numerowania zawartości dokumentów na stronie 1 bez stron spisu treści komplikujących numerację stron. Możesz połączyć spis treści z zakładkami lub hiperłączami, aby czytelnicy mogli przeskoczyć w kierunku pożądanego tematu.

Indeksowanie
Indeksowanie dokumentu referencyjnego jest bardzo przydatne. Jego włączenie do dokumentu pomaga czytelnikom w łatwym znajdowaniu pojęć i konkretnych tematów. Zwykle znajduje się w sekcji z tyłu dokumentu i zawiera odwołania do kluczowych pomysłów zawartych w dokumencie. Ta funkcja jest łatwa w użyciu, ale trudnym zadaniem pisarza jest określenie odpowiednich słów, tematów lub pojęć do zindeksowania. Dobry indeks jest dobrze przemyślany. Aby skutecznie korzystać z tej funkcji, każde słowo lub nagłówek, które mają być zawarte w indeksie, muszą być zaznaczone w dokumencie. W zależności od długości dokumentu może to być żmudne ćwiczenie, ale warte zachodu dla czytelników.

Przypisy i przypisy końcowe
Kolejnym pracochłonnym zadaniem w długim dokumencie naukowym lub referencyjnym jest zarządzanie przypisami dolnymi i końcowymi. Funkcje przypisów i przypisów końcowych w programie Word ułatwiają numerację i formatowanie tych krytycznych odniesień, ale należy odpowiednio wymienić autorów, dzieło, wydawcę i daty publikacji dla każdego odwołania. Każdy przypis i przypis w dokumencie muszą być odpowiednio oznaczone. Program Word zajmuje się jednak wstawieniem przypisu dolnego lub przypisu końcowego w odpowiedniej kolejności i lokalizacji w dokumencie.

Instrukcje Wideo: Skuteczny research do rozdziałów: praca licencjacka (Kwiecień 2024).