Niektóre zalety i wady pakowanych systemów archiwizacji

• Może 17, 2024

Zarządzanie i archiwizacja papieru znajdują się na szczycie listy najbardziej znienawidzonych zadań organizacyjnych, często dlatego, że wiążą się z pozornie nieskończonymi decyzjami: co muszę zachować? Jak długo muszę to przechowywać? Gdzie to powinno iść? Jak mam nazwać folder, w którym go przechowuję?

Pakiety systemu plików mogą czasem być użytecznym sposobem na wyeliminowanie kłopotów z zarządzaniem papierem, ponieważ informują one, gdzie należy przechowywać pliki, jak długo je przechowywać i co oznaczać foldery. Jednak jest też kilka wad. Oto niektóre z zalet i wad jednego systemu, który wypróbowałem
Zestaw organizatora planowania finansowego firmy Homefile.

Co jest w zestawie
Zestaw planowania finansowego Homefile zawiera dwadzieścia dwie karty dzielące pliki, indeks szybkiego wyszukiwania oraz podręcznik z instrukcjami dotyczącymi korzystania z systemu, a także przestrzeń do rejestrowania takich informacji, jak informacje o koncie, informacje ubezpieczeniowe i dane osobowe.

Jak to działa
Każda z kart dzielących pliki zestawu planowania finansowego ma zakładkę z określoną kategorią - na przykład Ubezpieczenia: Zdrowie i niepełnosprawność; sama karta szczegółowo określa, jakie papiery powinny znajdować się w tym pliku, jakie papiery powinny znajdować się w innym pliku i jak długo przechowywać dokumenty, które tam przechowujesz.

Umieszczasz każdą kartę dzielącą pliki w wiszącym folderze plików, a następnie wypełniasz ten folder papierami określonymi na karcie. (Niektóre kategorie, takie jak konta bankowe, są na tyle szerokie, że zestaw zaleca używanie folderów z plikami manila w wiszących folderach, aby oddzielić papiery dla różnych kont). Szybkie karty indeksowe i podręcznik mieszczą się w wiszącym folderze plików przed wszystkim jeszcze; za każdym razem, gdy musisz złożyć lub pobrać papier, indeks powie ci, gdzie szukać.

Co podobało mi się w systemie
Ostatnio postanowiłem przetestować zestaw Homefile. Postępując zgodnie ze wskazówkami zawartymi w podręczniku, stworzyłem nowy system segregowania i ponownie złożyłem dokumenty zgodnie z kategoriami i wytycznymi zawartymi w zestawie. Ponieważ nie musiałem decydować, gdzie mam złożyć pliki i nie musiałem tworzyć etykiet dla wiszących folderów (do tego służą zakładki na kartach), proces przebiegał dość szybko.

Gdy przeniosłem swoje dokumenty, odkryłem, że niektóre kategorie, które wcześniej zapisywałem osobno - takie jak wyciągi z kart kredytowych i raporty kredytowe - miały więcej sensu łącznie, zgodnie z zaleceniem zestawu. Pomyślałem też, że indeks jest bardzo przydatny: zamiast pamiętać, gdzie umieściłem konkretny artykuł, po prostu mogłem go sprawdzić na indeksie. Może to potencjalnie zaoszczędzić czas.

Zeszyt ćwiczeń wskazuje, że ten system może być szczególnie przydatny dla osób z plikami w kilku lokalizacjach (powiedzmy, podstawowym miejscu zamieszkania i domu wakacyjnym) oraz dla osób odpowiedzialnych za wiele zestawów plików (takich jak własne i starszego rodzica). Zgadzam się. Ten zestaw może wyeliminować potrzebę ponownego opracowania koła pod względem archiwizacji.

Wady
Im głębiej zająłem się tworzeniem mojego systemu archiwizacji, tym bardziej uświadomiłem sobie rzeczy o zestawie, które nie pasowały do ​​mnie:

• Na początek były mylące rozróżnienia i przejścia między kategoriami - dyplomy mają być na przykład przechowywane w folderze osobistym, podczas gdy transkrypcje przechodzą do folderu Schools & Childcare (ale nie jestem obecnie w szkole i nie mieć dzieci).
  
• Postępując zgodnie z instrukcjami zestawu, musiałem wprowadzić kilka zmian, które nie wydawały mi się logiczne; na przykład pokwitowania dużych zakupów, które zwykle przechowuję wraz z informacjami o ubezpieczeniu najemcy (ponieważ odsyłam je tylko w przypadku zgłoszenia roszczenia), należy składać z gwarancji i instrukcji obsługi.
  
• Zauważyłem również, że brakuje niektórych kategorii. Nic nie wskazywało na przykład, gdzie należy składać takie rzeczy, jak powtarzające się rachunki (narzędzia, telefon itp.) - i chociaż skoroszyt zapewnia miejsce na dostosowanie indeksu, gdy natkniesz się na dokumenty, które nie są wymienione w konkretnym kategorii, może to potencjalnie pokonać cel systemu, w którym decyzje są podejmowane z góry za Ciebie.
  
• Wreszcie okazało się, że część logistyki systemu jest niedoskonała. Zestaw zaleca składanie deklaracji podatku dochodowego i informacji pomocniczych w folderze, ale wszystko oprócz najbardziej podstawowego 1040 prawdopodobnie wypełniałoby jeden wiszący folder do przepełnienia. Również same karty plików są nieco za wysokie: kiedy umieściłem je w wiszącym folderze z nawet jednym częściowo pełnym plikiem manila, nie mogłem zamknąć górnej części skrzynki plików, której używałem.
  

Dolna linia
Jeśli masz już jakiś system archiwizacji, możesz mieć trudności - tak jak ja - z nadpisaniem twoich naturalnych skłonności, jeśli chodzi o decyzję, gdzie złożyć dane. Czasami mylące krzyżowanie zestawu między kategoriami może być frustrujące. Możesz być również utrudniony, jeśli masz dokumenty, które nie mieszczą się łatwo w tradycyjnych kategoriach archiwizacji.

Z drugiej strony, zestaw dobrze radzi sobie z przewidywaniem większości głównych kategorii archiwizacji i jasnym określaniem, co wchodzi w każdą kategorię, a co nie, i kiedy można bezpiecznie wyczyścić zawartość każdego folderu. Jest również łatwy w konfiguracji i nie wymaga sprzętu poza podstawowymi zasobami do archiwizacji. Jeśli jesteś przytłoczony papierami i czujesz się sparaliżowany myślą o tym, że musisz zdecydować, dokąd pójść, lub jeśli chcesz tylko prosty, prosty system archiwizacji, zestaw planowania finansowego może być tylko biletem.

Instrukcje Wideo: Szklana kabina prysznicowa. Czy warto kupić? | Odcinek #1 (Może 2024).