Łatwy sposób na uporządkowanie ważnych dokumentów

• Może 19, 2024

Kilka tygodni temu przyszło mi do głowy, że gdybym kiedykolwiek musiał wyjść z domu w nagłym wypadku, nie byłbym w stanie szybko i łatwo zabrać moich najważniejszych dokumentów, takich jak dokumenty ubezpieczenia, ogólne informacje o koncie finansowym i inne rzeczy, których potrzebowałbym, gdyby doszło do prawdziwej katastrofy. Uświadomiłem sobie również, że innym osobom nie będzie łatwo zlokalizować tych informacji, jeśli będę w jakikolwiek sposób obezwładniony.

Nie chodzi o to, że moje dokumenty nie były ogólnie zorganizowane, ale że najważniejsze dokumenty były częścią większego i nie do końca przenośnego systemu. (Nie pomyślałbym, żeby wyciągnąć szufladę na dokumenty, gdybym uciekł z domu.) Dlatego z przyjemnością spotkałem się z produktem, który obiecał uczynić stosunkowo bezbolesnym organizowanie moich kluczowych dokumentów: Securita Vital Records PortaVault. Poddaję to próbie i oto, co o tym pomyślałem.

Co to jest
PortaVault to system złożony z zamykanego brezentowego etui, trójpierścieniowego segregatora, przegródek z informacją o tym, co przechowywać w każdej kategorii, plastikowych rękawów na dokumenty, drukowanych etykiet identyfikujących to, co wkładasz do rękawów, małego płótna woreczek i wstępnie wydrukowane formularze z miejscem na informacje, takie jak kontakty w nagłych wypadkach, historie zdrowia i planowanie katastrof. Spoiwo ma również pasek na ramię i plastikowy „płaszcz przeciwdeszczowy”.

Jak to działa
PortaVault jest przeznaczony do przechowywania rzeczy takich jak testamenty, akty urodzenia, informacje o koncie finansowym, polisy ubezpieczeniowe i informacje na receptę - w skrócie, wszystko, czego prawdopodobnie będziesz potrzebować w nagłych wypadkach lub czego inni mogą potrzebować w przypadku inwalidztwa. Dzielniki sekcji - Planowanie i kontakty, Tożsamość i akta rodzinne, Zdrowie i medycyna, Finanse i mienie, Ubezpieczenia oraz Planowanie i podatki od nieruchomości - zawierają wytyczne dotyczące dokumentów, które powinny znaleźć się w każdej sekcji, jak często aktualizować swoje dane, i jak przygotować się na wypadek zagrożenia.

Przechowując dokumenty w rękawach ochronnych PortaVault, dodajesz wydrukowaną etykietę do każdego rękawa, aby zidentyfikować jego zawartość. (Istnieją również konfigurowalne etykiety do wszystkiego, co nie zostało jeszcze uwzględnione we wcześniej wydrukowanych wersjach.) Warto również wypełnić formularze w każdej sekcji, aby informacje, które w innym przypadku mogły zostać rozproszone - historie medyczne, ważny kontakt liczby, lista kosztowności i przedmiotów kolekcjonerskich itd. - jest przechowywana w jednym miejscu.

Jak długo to zajmie
Spędziłem nieco ponad dwie godziny, zapoznając się z systemem, czytając dzielniki sekcji i inne instrukcje, wypełniając formularze i przenosząc rzeczy do rękawów ochronnych i je opisując. Jeśli korzystasz z systemu do ewidencji całej rodziny, prawdopodobnie potrzebowałbyś trochę więcej czasu, tak jak w przypadku, gdy twoje dokumenty nie były w dobrym stanie na początku. Oczywiście możesz stopniowo konfigurować system w ciągu tygodnia i prawdopodobnie nie zajmie ci to więcej niż 15-30 minut dziennie.

Dlaczego lubię to
Ogólnie nie jestem wielkim fanem pakowanych systemów archiwizacji. PortaVault był jednak wyjątkiem od reguły. (Dla przypomnienia, nie jestem zainteresowany produktem ani jego spółką-matką.) Na początek, ponieważ jest tu o wiele mniej kategorii niż w przypadku wielu innych systemów archiwizacji, korzystanie z niego było łatwiejsze i mniej frustrujące. Podoba mi się również fakt, że łatwo jest „zastąpić” standardowe zalecenia dotyczące miejsca przechowywania rzeczy: jeśli uważasz, że informacje o koncie IRA powinny znajdować się w dziale Finanse i nieruchomości, a nie Podatki i planowanie nieruchomości, umieść je tam i zanotuj Formularz lokalizatora dokumentów systemu.

Byłem także pod wrażeniem uwagi PortaVault na małe (ale potencjalnie ważne) szczegóły. Rękawy ochronne na dokumenty są plisowane na zewnętrznej krawędzi, co ułatwia przechowywanie obszernych dokumentów bez zwijania się rękawów po bokach. Segregator wysuwa się z płóciennej obudowy, dzięki czemu łatwo się z nim pracuje. Wstępnie wydrukowane formularze są proste i logiczne. Mała zapinana na zamek skrzynia (która sama zapina się w segregatorze) jest dobrym miejscem na dodatkowe klucze, gotówkę, napędy komputerowe i inne małe przedmioty, które łatwo zgubić. A sama większa obudowa całkowicie zapina się, jest wodoodporna i ma solidny uchwyt wzdłuż kręgosłupa.

Kilka uwag końcowych
Jak w każdym systemie, PortaVault wymaga pewnego wysiłku: musisz poświęcić czas na zebranie dokumentów, wypełnienie formularzy i aktualizowanie informacji w systemie. W końcu złapanie segregatora pełnego przestarzałych i niedokładnych nagrań nie przyniesie ci tyle korzyści, co zbieranie niczego.Musisz również upewnić się, że PortaVault znajduje się w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu - znanym wszystkim w twoim domu; jeśli jest schowany z tyłu szafy lub ukryty w miejscu, które znasz tylko Ty, będzie o wiele trudniej dostać się do niego, gdy jest potrzebny.

Kiedy podjąłem wysiłek, aby skonfigurować system i umieścić go w logicznym miejscu, stwierdziłem, że mam spory ciężar. Mam nadzieję, że trzęsienie ziemi, pożar lub inna katastrofa nigdy nie spowodują, że natychmiast ucieknę z domu lub że stanę się obezwładniony, ale jeśli któraś z tych rzeczy się wydarzy, wiem, że najważniejsze dokumenty są w porządku i gotowe. Gorąco polecam to uczucie spokoju i satysfakcji.

Aby dowiedzieć się więcej o PortaVault, odwiedź //www.securitaonline.com/products.htm.

Instrukcje Wideo: PROSTY SPOSÓB NA ORGANIZACJĘ RODZINNYCH DOKUMENTÓW! (Może 2024).